Der Mandant oder die Kanzlei scannt die Papierdokumente unsortiert in 1 Datei. Es müssen keine Belege sortiert oder getrennt werden. Kurz: Scannen, hochladen – fertig!

Im ersten Schritt ist das Ziel, eine 100%ige Digitalisierung der Buchhaltung zu erreichen. Dieses Ziel kann mithilfe von uns und DATEV einfach umgesetzt werden. Für Mandanten, denen das Hochladen nach Belegtypen in DUO zu aufwendig ist, kann ein individuelles Mandanten-Uploadportal im Design der Kanzlei auf der Homepage eingerichtet werden. Hier ein Beispiel von Erich Erichsen: https://steuerberater-buero.de/. In diesem Portal müssen die Belege nicht mehr sortiert oder getrennt werden. Einfach alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen unsortiert hochladen und fertig!

Hier sind die besten sechs Punkte, die das Arbeitsleben deiner Mitarbeiter erheblich erleichtern würden:

1. Automatisierte Routineaufgaben
   Durch die Automatisierung des Trennens, Sortierens und der Anlage von Debitoren und Kreditoren können sich Mitarbeiter auf komplexere und erfüllendere Aufgaben konzentrieren, wodurch die Arbeitszufriedenheit steigt. Die wenigsten Mitarbeiter haben Lust, stundenlang Belege abzutippen oder zu prüfen.
2. Digitale Buchhaltung für alle Mandanten
   Die Digitalisierung der Buchhaltung für alle Mandanten eliminiert das aufwendige Suchen nach physischen Belegen und ermöglicht eine schnelle und effiziente Jahresabschlusserstellung, was den Arbeitsalltag deutlich erleichtert.
3. Flexibilität durch Homeoffice-Möglichkeiten
   Die Möglichkeit, zeit- und ortsunabhängig im Homeoffice zu arbeiten, fördert eine bessere Work-Life-Balance und kann die Zufriedenheit und Produktivität steigern.
4. Reduzierter Fristendruck
   Durch die effizienteren Prozesse kann der oft auftretende Stress zum 10. jeden Monats erheblich reduziert werden, was zu einem entspannteren und gesünderen Arbeitsumfeld beiträgt.
5. Konzentration auf Qualitätsprüfung
   Die Abnahme von Routinearbeiten ermöglicht es den Mitarbeitern, mehr Zeit in die Qualitätsprüfung der Buchhaltung zu investieren, was nicht nur die Zufriedenheit der Mandanten, sondern auch das Gefühl der Arbeitszufriedenheit erhöht.
6. Gewohnte Arbeitsumgebung in DATEV
   Die Fortführung der Nutzung von DATEV Kanzlei Rechnungswesen bedeutet, dass kein zusätzlicher Aufwand für das Erlernen neuer Software anfällt, was den Übergang zu den neuen Prozessen erleichtert und den Arbeitsalltag unkomplizierter macht.

Diese Punkte unterstreichen das Engagement deiner Kanzlei, die Arbeitsbedingungen zu verbessern und den Arbeitsalltag effizienter, angenehmer und erfüllender zu gestalten.

Fiktiver Brief vom Steuerberater an die Mandanten

“Lieber Mandant,

wir verstehen, dass die Buchhaltung oft eine zeitaufwendige Aufgabe sein kann, die du gerne vereinfachen würdest. Deshalb freuen wir uns, dir eine einfache und schnelle Lösung für die Digitalisierung deiner Buchhaltung vorzustellen. Wir haben für dich einen physischen und einen digitalen “Schuhkarton” entwickelt, die dir helfen werden, Zeit und Mühe zu sparen.
 
Der “physische Schuhkarton” für Papierbelege
Sage dem Pendelordner Lebewohl und heiße unseren neuen „Schuhkarton“-Service willkommen. Dieser Service nimmt dir die Aufgabe ab, deine Belege selbst zu sortieren. Stattdessen kannst du jetzt alle Belege – unsortiert und nicht getackert – in den „Schuhkarton“ legen und zu uns schicken. Wir übernehmen dann das Scannen für dich.

Das bedeutet, dass du dich voll und ganz auf deine wesentlichen Aufgaben konzentrieren kannst, ohne Zeit mit der Sortierung von Belegen zu verlieren. Zudem richten wir für dich ein digitales Archiv in DATEV ein, wodurch dir alle Dokumente jederzeit und von überall aus zur Verfügung stehen.
 
Der “digitale Schuhkarton” für originäre digitale Belege
Stell dir vor, du hättest einen „digitalen Schuhkarton“, in den du alle deine digitalen Belege einfach hineinwerfen könntest, ohne sie vorher sortieren zu müssen. Diesen Komfort bieten wir dir jetzt mit unserem neuen Uploadportal. Hier kannst du alle deine digitalen Belege sicher und unkompliziert hochladen, und wir kümmern uns um die weitere Verarbeitung. Dieser Service erleichtert nicht nur die Abgabe deiner Belege, sondern ermöglicht auch eine schnellere und effizientere Buchhaltung.
 
Wir freuen uns darauf, dir mit unserem „Schuhkarton“-Service das Leben ein wenig einfacher zu machen. Bei Fragen oder Anregungen stehen wir dir natürlich jederzeit zur Verfügung.
 

Mit freundlichen Grüßen,
[Dein Name]”

Alternative 2
“Lieber Mandant,
wir verstehen, dass die Buchhaltung oft eine herausfordernde und zeitaufwendige Aufgabe sein kann. Um diesen Prozess für dich zu erleichtern, freuen wir uns, dir unsere innovative Lösung vorzustellen, die nicht nur Zeit spart, sondern auch deine Buchhaltung entscheidend vereinfacht: unseren „Schuhkarton“-Service, der in zwei Varianten kommt – physisch für deine Papierbelege und digital für deine originären digitalen Belege. Hier sind die Details:
 
Der “physische Schuhkarton” für Papierbelege
Ende der manuellen Sortierung: Du brauchst deine Belege nicht mehr selbst zu sortieren. Lege einfach alle unsortierten und nicht getackerten Belege in den „Schuhkarton“ und sende sie uns zu.
Digitales Archiv in DATEV: Wir richten ein digitales Archiv für dich ein, das dir ermöglicht, jederzeit und von überall Zugriff auf alle deine Dokumente zu haben, was eine größere Flexibilität in deinem Alltag bietet.
Mehr Zeit für Wesentliches: Konzentriere dich voll und ganz auf deine Kerngeschäfte, ohne Zeit für die Belegsortierung zu verlieren.
 
Der “digitale Schuhkarton” für originäre digitale Belege
Einfache Abgabe digitaler Belege: Stell dir vor, alle deine digitalen Belege unkompliziert in einem „digitalen Schuhkarton“ abzulegen, ohne sie vorher sortieren zu müssen.
Sicheres und unkompliziertes Uploadportal: Über unser neues Uploadportal kannst du alle deine digitalen Belege sicher und einfach hochladen, wir kümmern uns um die weitere Verarbeitung.
Schnellere und effizientere Buchhaltung: Dieser Service nicht nur erleichtert die Abgabe deiner Belege, sondern fördert auch eine zügigere und präzisere Buchhaltung, wodurch du schneller Ergebnisse siehst.
 
Wir sind überzeugt, dass dieser Service dein Leben erheblich erleichtern wird und freuen uns darauf, dir den „Schuhkarton“-Service näher zu bringen. Für Fragen oder Anregungen stehen wir dir natürlich jederzeit zur Verfügung.
 
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein Name]“
 
In diesem Text hebe ich die Vorteile der beiden „Schuhkarton“-Services klar hervor, wobei der Fokus darauf liegt, wie sie die Effizienz steigern und die Buchhaltungsprozesse für den Mandanten erleichtern.