Buchhaltung automatisieren
Aus der Steuerberatungspraxis für die Steuerberatungspraxis:
Mit buchhalter.pro bleibt die Buchhaltung beim Steuerberater!
warum buchhalter.pro?
Entledige Dich Deiner Routinearbeiten und gewinne Zeit für das Wesentliche
Wir bei buchhalter.pro arbeiten seit Jahren mit Steuerberatern zusammen. Gemeinsam entwickeln wir Algorithmen, mit deren Hilfe aus Daten Buchungssatzvorschläge werden. Wir betrachten uns als Assistenzsystem. Du als Steuerberater bestimmst Richtung und Geschwindigkeit Deines digitalen Wandels.
Unsere Überzeugungen
- Deine Mitarbeiter sind wertvoll. Du möchtest sie verantwortlich und qualifiziert einsetzen und ihnen nur ausnahmsweise lästige Routinearbeiten übertragen.
- Die Zufriedenheit Deiner Mandanten steht für Dich an erster Stelle. Du möchtest ihnen helfen, selbst möglichst wenig zur Erstellung der Buchhaltung beitragen zu müssen. Sie sollen möglichst viel Freiraum erhalten, ausschließlich an ihrem Unternehmenserfolg zu arbeiten.
- Das Erstellen einer qualitativ hochwertigen Buchhaltung setzt Standards voraus, die sich schnell und einfach umsetzen lassen. Die Beratung Deiner Mandanten lässt sich hingegen nicht standardisieren, sie erfordert viel Zeit und hohe Individualität.
- Der Fachkräftemangel trifft auch Dich als Steuerberater. Um auch zukünftig alle Arbeiten zufriedenstellend erledigen zu können, willst Du alle Arbeiten automatisieren, die sich ihrer Eigenart nach automatisieren lassen.
- Du möchtest Deine Zeit lieber mit der individuellen Beratung verbringen statt zeitaufwendig die Buchhaltungsprozesse zu standardisieren.
Unternehmer sollten mit Steuerberatern arbeiten dürfen, die jede Zeit haben, sie zu beraten. Weder sie selbst noch ihre Steuerberater sollten unnötige Zeit mit der Buchhaltung verbringen müssen. Deshalb glauben wir bei buchhalter.pro, dass im Zusammenhang mit der Buchhaltung nichts manuell bearbeitet werden bräuchte, was automatisiert erledigt werden kann.
Benjamin Bhatti, Steuerberater und Gründungsmitglied
der Markt
Digitalisierung macht Dich zukunftssicher
Die weit überwiegende Mehrheit der Steuerberater ordnet der Digitalisierung und Vereinfachung ihrer Prozesse einen sehr hohen Stellenwert zu. Als wichtigsten Treiber nennen die Steuerberater die Sicherung ihrer eigenen Zukunft (71 Prozent, siehe DATEV-Digitalisierungsindex 2020).
Der Markt für Buchhaltungssoftware ist weitläufig und die Zahl der Marktteilnehmer stark steigend. Die relevantesten Marktteilnehmer positionieren sich als Vor- oder Hauptsysteme, die im Regelfall nur den Mandanten oder nur den Steuerberater adressieren.
Wir bei buchhalter.pro unternehmen nicht den Versuch, nur noch ein weiteres Vor- oder Hauptsystem zu programmieren. Das sehen wir nicht als zielführend, denn die bereits vorhandenen Vor- und Hauptsysteme erledigen den überwiegenden Teil ihrer Aufgaben zufriedenstellend. Wir betrachten uns als Assistenzsystem.
Der Unterschied? Nicht noch eine weitere Software!
Wir konzentrieren uns auf einen einzigen, wichtigen Prozess: die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung (OPOS).
Wir haben bei Steuerberatern festgestellt, dass die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung (OPOS) ein wahrer Zeitfresser ist. Wesentliche Hemmnisse bei der Einführung von effizienten Standards sind mangelnde Akzeptanz bei Mitarbeitern oder Mandanten, eine Vielzahl von Systembrüchen und erheblicher zeitlicher Aufwand bei der Implementierung.
Unsere Lösung bietet folgende Vorteile:
- einfaches Sammeln und Einreichen von Papierbelegen (Schuhkarton-Logik)
- einfaches Übermitteln digitaler Belege (Drag-and-Drop-Logik)
- automatisiertes Extrahieren der Beleginformationen
- automatisiertes Erstellen von Stammdatensätzen
- automatisiertes Lernen aus historischen Primanoten (kanzleiindividuelle Standards)
- automatisiertes Erzeugen von Buchungssatzvorschlägen (Lerndatei-Logik)
- geringer Implementierungsauswand (Dein Mitarbeiter bleibt im Hauptsystem)
Wir stellen unsere Leistung als Auftragsdatenverarbeiter exklusiv nur Steuerberatern zur Verfügung. Wir unterhalten keine direkten Geschäftsbeziehungen zu Deinen Mandanten und treten diesen gegenüber auch nicht unmittelbar in Erscheinung.
Aktuell sind wir Assistenzsystem zum Hauptsystem DATEV Rechnungswesen einschließlich DATEV Unternehmen Online und DATEV DMS. Wir arbeiten daran, zukünftig auch andere Hauptsysteme zu unterstützen. Wir möchten eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Dir gestalten. Die von uns eingesetzte Technik, die genutzten Verfahren und die verwendeten Verträge orientieren sich sehr eng an den genossenschaftlichen Grundsätzen der DATEV eG.
Mustervereinbarungen runterladen:
Erfolgreiches Kanzlei-Management setzt voraus, dass gleiche Sachverhalte gleich behandelt werden. buchhalter.pro bietet eine Möglichkeit zur Standardisierung und Vereinheitlichung von Mandantenbuchhaltungen. buchhalter.pro ist in Zeiten zunehmenden Fachkräftemangels eine Option, Fachkräfte zu entlasten und Mandantenbuchhaltungen weiterhin zuverlässig zu bearbeiten. Last but not least: Kanzlei-Mitarbeiter können problemlos aus dem Home-Office arbeiten, weil Pendelordner der Geschichte angehören.
Prof. Dr. Jürgen Thede, ehemaliger Professor FH Kiel und Gründungsmitglied
das Produkt
Unser Beitrag zur digitalen Transformation Deiner Buchhaltungsmandate
DiBee – die digitale Biene
Deine Mitarbeiter leisten Unvorstellbares, sie sind fleißige Bienen. Jedoch steigen die Anforderungen an sie täglich, bis hin zur völligen Überforderung. DiBee (so haben wir unser Assistenzsystem benannt) übernimmt folgende lästige Arbeiten und entlastet so Deine Mitarbeiter:
- DiBee sortiert und trennt alle digital eingereichten Dokumentenstapel in Eingangs-/Ausgangsrechnungen und sonstige Dokumente (Upload-Portal).
- DiBee extrahiert alle relevanten Beleginformationen.
- DiBee lernt aus den historischen Primanoten und erzeugt mandantenspezifische Buchungsvorschläge.
- DiBee erstellt vollständige Stammdatensätze für Debitoren und Kreditoren.
- DiBee stellt Dir diese Daten als Import-Files zur Weiterverarbeitung (DATEV) bereit.
DiBee – die digitale Biene – entlastet Dich von ungeliebten Routinearbeiten.
DiBeeBox – der moderne Schuhkarton – ersetzt Deine Pendelordner. Papierbelege unkompliziert sammeln und einfach weiterverarbeiten.
DiBee und Du: Was macht DiBee und was machst Du?
Einfache Entscheidung: Mandant scannt oder Du scannst
Mandant scannt (Variante 4)
Dein Mandant sammelt seine Belege und scannt diese in ein gängiges Datei-Format. Eine Sortierung nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen oder sonstigen Dokumenten ist nicht erforderlich.
Anschließend lädt der Mandant diese Datei zusammen mit originären digitalen Belegen einfach per Drag-and-Drop in das Mandanten-Portal hoch.
Das Mandanten-Portal kannst Du auf einfache Weise an Dein Kanzlei-Design anpassen und in Deine Homepage einbinden.
Vorteile für Deinen Mandanten:
- keine Belege mehr sortieren und einzeln scannen
- schnell und einfach per Drag-and-Drop bereitstellen
- keinen Pendelordner mehr einreichen
- geringer Zeit- und Kostenaufwand
- kurz: sammeln, scannen, hochladen – fertig
Du scannst (Variante 5)
Dein Mandant sammelt seine Belege in Schuhkarton-Logik mittels DiBeeBox. Die originären digitalen Belege lädt er per Drag-and-Drop in das Mandanten-Portal hoch.
Die DiBeeBox ist eine einfache Lösung, Papierbelege unkompliziert zu sammeln – ohne Pendelordner.
Vorteile für Deinen Mandanten:
- keine Belege mehr sortieren und scannen
- originäre Belege einfach per Drag-and-Drop ins Mandanten-Portal hochladen
- geringer Zeit- und Kostenaufwand
- kurz: sammeln, schicken, hochladen – fertig
Vorteile für Dich:
- kein Sortieren nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- kein Differenzieren nach einseitigen und mehrseitigen Rechnungen
- einfach in eine einzige Datei scannen und ins Kanzlei-Portal hochladen, dann übernimmt DiBee
- effizientes Scannen in der Kanzlei
- vollständige und qualitativ hochwertige digitale Belege
- geringer Zeit- und Kostenaufwand (siehe Studie)
- kurz: scannen, hochladen – fertig
Mandant scannt (Variante 4)
Dein Mandant sammelt seine Belege und scannt diese in ein gängiges Datei-Format. Eine Sortierung nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen oder sonstigen Dokumenten ist nicht erforderlich.
Anschließend lädt der Mandant diese Datei zusammen mit originären digitalen Belegen einfach per Drag-and-Drop in das Mandanten-Portal hoch.
Das Mandanten-Portal kannst Du auf einfache Weise an Dein Kanzlei-Design anpassen und in Deine Homepage einbinden.
Du scannst (Variante 5)
Dein Mandant sammelt seine Belege in Schuhkarton-Logik mittels DiBeeBox. Die originären digitalen Belege lädt er per Drag-and-Drop in das Mandanten-Portal hoch.
Die DiBeeBox ist eine einfache Lösung, Papierbelege unkompliziert zu sammeln – ohne Pendelordner.
Vorteile für Deinen Mandanten:
- keine Belege mehr sortieren und einzeln scannen
- schnell und einfach per Drag-and-Drop bereitstellen
- keinen Pendelordner mehr einreichen
- geringer Zeit- und Kostenaufwand
- kurz: sammeln, scannen, hochladen – fertig
Vorteile für Deinen Mandanten:
- keine Belege mehr sortieren und scannen
- originäre Belege einfach per Drag-and-Drop ins Mandanten-Portal hochladen
- geringer Zeit- und Kostenaufwand
- kurz: sammeln, schicken, hochladen – fertig
Vorteile für Dich:
- kein Sortieren nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- kein Differenzieren nach einseitigen und mehrseitigen Rechnungen
- einfach in eine einzige Datei scannen und ins Kanzlei-Portal hochladen, dann übernimmt DiBee
- effizientes Scannen in der Kanzlei
- vollständige und qualitativ hochwertige digitale Belege
- geringer Zeit- und Kostenaufwand (siehe Studie)
- kurz: scannen, hochladen – fertig
Für Dich nur zwei Schritte zu Deinen Buchungssatzvorschlägen (BuVos) und Stammdatensätzen
Schritt 1: Daten-Upload (Du)
Du lädst die Stammdaten und Bewegungsdaten sowie Belege Deines Mandanten ins Kanzlei-Portal hoch.
Schritte 2 bis 4: Trennen, Auslesen, Buchen (DiBee)
Mit dem Trennen, Auslesen und Buchen der Belege hast Du als Steuerberater nichts mehr zu tun. Das erledigt DiBee mittels Algorithmen und menschlicher Kontrollinstanzen in einer Black-Box-Umgebung. DiBee lernt aus den historischen Primanoten und erzeugt automatisierte Buchungssatzvorschläge und Stammdatensätze.
Vereinfacht ausgedrückt erstellt DiBee zu den Belegtypen Lerndateien. DiBee adaptiert hierbei Dein Buchungsverhalten auf Basis der historischen Primanoten. Da Du die Bewegungsdaten Deines Mandanten wiederkehrend zur Verfügung stellst, werden Änderungen Deines Buchungsverhaltens in Folgeperioden automatisch übernommen.
Schritt 5: Daten-Download (Du)
DiBee stellt Dir die Buchungssatzvorschläge und Stammdatensätze innerhalb von 24 Stunden zur Weiterverarbeitung bereit.
Dein Mehrwert
- keine Belege mehr buchen
- automatische Stammdaten für Debitoren und Kreditoren
- mandantenspezifisches Buchen entsprechend historischer Primanoten (Lerndatei-Logik)
- einfache Umsetzung eines kanzleiweiten Buchungsstandards ohne Checklisten
- Zeitersparnis bei Folgearbeiten durch digitale Belege (z.B. Erstellen von Jahresabschlüssen, Begleiten von Betriebsprüfungen)
- zu gegebener Zeit die Papierbelege vernichten (verwende z.B. die Muster-Verfahrensdokumentation der Bundessteuerberaterkammer zum Ersetzenden Scannen)
- kurz: befreie Deine Mitarbeiter von unnötigen Routinearbeiten
DiBee schnell und einfach einrichten
buchhalter.pro hilft als Brückenbauer und Impulsgeber. Unser Credo: Partnerschaft anstelle von Konfrontation!
Wir wollen eine Hilfestellung für diejenigen bieten, die heute die Getriebenen im um sich greifenden Digitalisierungswettbewerb sind. Damit der Steuerberater wieder zum Gestalter seiner Prozesse und seiner Mandatsbeziehungen werden kann, sorgen wir für schlanke und effiziente Abläufe, wiederkehrende Automatisierung und intelligente Verarbeitung.
Norbert Gebhard, ehemaliger General Manager Deutschland bei Mastercard und Gründungsmitglied
Unsere moderne Schuhkarton-Alternative zum Pendelordner Deiner Mandanten
Noch immer erfolgt der Datentransfer vom Mandanten zum Steuerberater überwiegend in Papierform. Dies stellt ein großes Automationshindernis dar (siehe DATEV Branchenmonitor 2020).
Bei buchhalter.pro sind wir überzeugt, dass die vollständige Digitalisierung und ein hohes Maß an Automation sämtlicher Mandantenbuchhaltungen möglich sind.
Im Regelfall sind die Mandanten jedoch weder bereit, selbst zu scannen, noch die Steuerberater für die Digitalisierung ihrer Papierbelege gesondert zu bezahlen. Andererseits kompensiert die Automationsmarge der Steuerberater auf Grundlage vorhandener Technologie nicht die durch Scannen, Trennen und sonstiges Nachbearbeiten entstehenden Mehrkosten. Beide Effekte haben wir in einer Studie hinsichtlich ihres Zeit- und Kostenaufwands gemessen. Es ist daher nicht weiter verwunderlich, dass sich in der Praxis bis heute weder das Scannen durch den Mandanten noch das Scannen durch den Steuerberater flächendeckend durchgesetzt haben.
Folgerichtig setzen wir mit unserer Lösung beim Mandanten an, und bieten ein einfaches, zeitsparendes Sammeln der Belege. Dem Steuerberater bieten wir ein einfaches, zeitsparendes Scannen.
So gehts:
- Bitte Deinen Mandanten, statt eines Pendelordners zukünftig die DiBeeBox einzusetzen.
- Bitte Deinen Mandanten, die Papierbelege ohne Heftklammern in die DiBeeBox zu legen – und zwar differenziert nach Rechnungen im Format DIN-A4, Rechnungen in anderen Formaten und sonstigen Dokumenten (z.B. Bescheide).
- Scanne den Inhalt der eingehenden DiBeeBox weitestgehend unsortiert in eine Datei (Dokumentenstapel).
- Die Datei (Dokumentenstapel) kannst Du ohne Nachbearbeitung in dein Kanzlei-Portal hochladen.
- Hier übernimmt DiBee
Deine Vorteile:
- kein Sortieren nach Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen
- kein Differenzieren nach einseitigen und mehrseitigen Rechnungen
- einfach in eine einzige Datei scannen und ins Kanzlei-Portal hochladen, dann übernimmt DiBee
- BONUS: Die DiBeeBox ist ein White-Label-Produkt. Gestalte die DiBeeBox inklusive Zubehör in Deinem Corporate Design.
Unsere Studie
Wir haben die Teilprozesse Rechnungseingang, Prüfen, Freigeben, Bezahlen, Sammeln, Sortieren, Trennen, Scannen, Hochladen, Buchen, Stammdaten erfassen, Qualität kontrollieren (Vier-Augen-Prinzip), Nachbearbeiten für mehr als zwanzig Mandanten unseres Piloten (bhatti.pro Steuerberatungsgesellschaft mbH) in unterschiedlichen Prozessvarianten mit Stoppuhr gemessen (Stand Januar 2020).
Variante 1
Im Durchschnitt ergab sich je Buchungssatz bei Nutzung des klassischen Pendelordners eine Gesamtprozesszeit von 2,5 Minuten für den Mandanten und 1,3 Minuten für den Steuerberater. Die Prozesskosten des Steuerberaters betrugen 99 Cent je Buchungssatz.
Variante 2
Bei Nutzung von DATEV Unternehmen Online (Mandant sortiert, trennt, scannt und lädt hoch) ergab sich im Durchschnitt eine Gesamtprozesszeit von 3,2 Minuten für den Mandanten und 0,8 Minuten für den Steuerberater. Die Prozesskosten für den Steuerberater lagen mit 68 Cent je Buchungssatz signifikant niedriger als bei Nutzung des klassischen Pendelordners. Dennoch hat sich dieser Prozess nur bei wenigen Mandanten etabliert. Warum ist das so? Wir sehen hierfür folgende Gründe:
- hohe Implementierungskosten auf beiden Seiten (Technik einrichten und Mandanten einweisen, im Durchschnitt circa 35 Minuten; Anwenderlogik schulen, im Durchschnitt circa 135 Minuten, laufender Support)
- mangelnde Akzeptanz beim Mandanten (keine Prozesszeitersparnis, wenn der Mandant seine Prozesse nicht wesentlich verändert)
Variante 3
Bei Nutzung von DATEV Unternehmen Online (Mandant nutzt Pendelordner, Steuerberater sortiert, trennt, scannt und lädt hoch) ergab sich im Durchschnitt unverändert eine Gesamtprozesszeit von 2,5 Minuten für den Mandanten und 1,2 Minuten für den Steuerberater. Die Prozesskosten für den Steuerberater lagen mit 81 Cent je Buchungssatz niedriger als bei Nutzung des klassischen Pendelordners. Dieser Prozess hat sich beim Piloten nicht etabliert. Der Pilot führte das im Wesentlichen darauf zurück, dass hierfür zu gewissen Stoßzeiten („vor dem 10.“) ein qualifizierter Prozess vorzuhalten sei. Man habe sich nach Abwägen aller Vor- und Nachteile dagegen entschieden.
Variante 4 und 5
Bei Nutzung von DiBee mit DiBeeBox reduzierte sich die Gesamtprozesszeit beim Steuerberater im Durchschnitt auf 0,7 Minuten, im Falle des Scannens und Hochladens durch den Mandanten auf 0,6 Minuten. Die Akzeptanz bei Mandanten war sofort hergestellt, da sich deren Prozesse vereinfachten und deren Gesamtprozesszeiten auf 1,1 bzw. 1,6 Minuten gesenkt werden konnten. Einfacher und günstiger – welcher Mandant kann da noch Nein sagen?
Die Erfassung eines Stammdatensatzes (Debitor oder Kreditor) ergab einen Durchschnittswert von 1,8 Minuten. Erfasst wurden Name des Geschäftspartners, Anschrift, Steuernummer, USt-IdNr., Bankverbindungen und das OPOS-Konto.
Mit der Nutzung von DiBee reduzierte sich die Erfassungszeit auf 0,1 Minuten. Es musste lediglich eine Ergänzung des Zahlungsziels und Skontos vorgenommen werden. Des Weiteren wurden die Ergebnisse des Kontoauszugsmanagers (DATEV) signifikant verbessert.
Ergebnisse der Studie auf einen Blick
Deine Vorteile auf einen Blick:
- 100% Deiner Mandanten digitalisieren!
- Beiläufig, ohne Widerstände, für 100% Deiner Mandanten DATEV Unternehmen Online etablieren und daraus den Zukunftsnutzen ziehen!
- Annähernd kostenneutral gegenüber Prozesskosten von 68 Cent bei der Nutzung von DATEV Unternehmen Online (Mandant sortiert, trennt, scannt und lädt hoch), nämlich rund 67 Cent (47 Cent eigene Prozesskosten plus 20 Cent Grenzkosten für den DiBee-Einsatz) bzw. 74 Cent (54 Cent eigene Prozesskosten plus 20 Cent Grenzkosten für den DiBee-Einsatz; unberücksichtigt sind die Kosten für die DiBeeBox)!
- Durch Automation erhebliche Arbeitszeitkapazitäten bei Deinen Fachkräften gewinnen und dadurch – auch ohne zusätzliche Fachkräfte – zusätzliches Umsatzpotential heben!
Datensicherheit
Wir betreiben die gesamte erforderliche Hardware selbst und nutzen hierfür den Sicherheitsbereich DC Hamburg 04 der GlobalConnect Netz GmbH. Dieser Rechenzentrumsstandort erfüllt alle Anforderungen für erweiterten Schutzbedarf des Trusted Site Infrastructure Kriterienkatalogs TSI.STANDARD V4.2 Level 2 (erweitert). Zertifikat ansehen (pdf)
Wir verwenden ausdrücklich keine Public Cloud Services. Die Daten verlassen die Rechenzentrumsumgebung der buchhalter.pro nicht.
Verbindungen zu unseren Servern sind mit 2048-bit SSL-VPN Ende-zu-Ende verschlüsselt. Ein SSL-Zertifikat gewährleistet die private und sichere Kommunikation im öffentlichen Internet. Daten werden von einem speziellen Schlüssel so kodiert, dass sie weder ausgelesen, abgehört noch manipuliert werden können. Einen Test unseres SSL-Zertifikats kannst Du z.B. hier durchführen: https://www.ssllabs.com/ssltest/analyze.html?d=app.buchhalter.pro&hideResults=on
Die gespeicherten Daten werden mehrfach täglich gesichert und auf verschiedenen Servern über mindestens 3 Monate vorgehalten. Die gesamte Hardware und alle Dienste unterliegen einem proaktiven Monitoring, welches bei Abweichungen vom Normalbetrieb sofort einen Techniker informiert.
Die von uns verwendeten Firewalls überwachen den Datenverkehr in Echtzeit und analysieren etwaige Bedrohungen. Die hinsichtlich der Firewall eingesetzten Algorithmen sind selbstlernend und basieren auf Künstlichen Intelligenzen, genauer dem Machine Learning. Ungewöhnliche Anfragen werden entsprechend geblockt, bevor diese die Server erreichen.
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buchhalter.pro – gefördert durch den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE)
Mit buchhalter.pro bleibt die Buchhaltung bei Dir. Wir sind ein Digitalstartup und werden durch den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) unter Beteiligung der MBG Schleswig-Holstein gefördert. Das EFRE-Programm fördert Unternehmen mit großem regionalem Wachstumspotential und europäischem Mehrwert.
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